Si vous êtes amené à envoyer un mail avec une pièce jointe vers un nombre important des destinataires, vous pouvez vous heurter aux règles actuelles de lutte contre les spams, les messages frauduleux etc... et vos messages pourraient finir au mieux dans le dossier "courriers indésirables" ou au pire ne pas arriver du tout.

Voici quelques conseils sur la composition d’un mail :

• Ne pas mettre de fichier en pièce jointe : Plus votre message sera lourd, plus vous aurez de chance de grimper dans les échelles de notation des outils anti-spam. Une image un peu lourde dans le corps du texte, un document en pièce jointe de quelques kilos multiplié par 1000 destinataires suffit à vous faire repérer par les systèmes anti-spam.

• Utilisez des liens de partages : Vous pouvez partager l’URL que vous mettrez alors en pièce jointe ou plus simplement l’intégrer dans le corps du message.
  • Article CONSEIL #ONEDRIVE - Partage d’un fichier ou dossier
  • Source documentaire Microsoft Partager des fichiers et des dossiers OneDrive
  • Article CONSEIL #SHAREPOINT - Partage d’un fichier ou dossier
  • Source documentaire Microsoft Partager des fichiers ou dossiers SharePoint

• Utilisez des liens Hypertextes : Une adresse URL peut être longue et illisible, aussi il est conseillé d’utiliser un lien hypertexte pour cacher cette adresse derrière du texte "cliquable", comme ci-dessous
  • Source documentaire Microsoft Comment créer un lien Hypertexte.
• Utilisez des listes de contacts : Il est conseillé d’utiliser une liste de contact (parfois appelées listes de distribution), qui est une collection d’adresses de courrier
  • Article "CONSEIL #OUTLOOK - Création d’une liste de contacts"

Si le besoin d’envoi en masse (à un grand nombre de destinataires avec des adresses mails externes à notre domaine de messagerie [at]enseignement-catholique.bzh) est régulier, il est préférable d’utiliser un service spécialisé pour éviter un blocage de votre compte de messagerie (voire un blocage complet du domaine de messagerie).

Quelques services parmi les plus utilisés (notamment pour l’envoi de Newsletters) :

• MAILCHIMP (outil utilisé par la DDEC35 ...)
• MAILJET (outil utilisé par le SGEC ...)
• SENDINBLUE(outil utilisé par la FNOGEC ...)

Documentation Microsoft sur les limites de réception et d’envoi

Des limites de réception et d’envoi sont appliquées pour lutter contre les vers ou les virus se trouvant dans les envois de publipostage et le courrier indésirable. Ces limites aident à protéger l’intégrité de nos systèmes et les utilisateurs.

• Limites de réception pour la plateforme Microsoft 365 @e-c.bzh
  • 3600 messages par heure
  • Les limites de réception s’appliquent au nombre de messages qu’un utilisateur, groupe ou dossier public peut recevoir par heure. Cela s’applique à la fois pour les messages reçus à partir d’Internet et de serveurs locaux. Lorsque la limite de réception est dépassée, les e-mails envoyés à cette boîte aux lettres recevra une notification d’échec de remise indiquant que la boîte aux lettres a dépassé le seuil maximal de remise. Cette limite se réinitialise une heure après. À ce moment-là, la boîte aux lettres pourra de nouveau recevoir des messages.
• Limites d’envoi pour la plateforme Microsoft 365 @e-c.bzh
  • Limite de 10 000 destinataires par jour  : Pour dissuader toute remise en nombre de messages non sollicités, Exchange Online dispose de limites de destinataires qui empêchent les utilisateurs et les applications d’envoyer des quantités importantes de messages électroniques. Ces limites sont appliquées par utilisateur pour tous les messages sortants et internes.
  • Nombre maximal de 1000 destinataires  : Il s’agit du nombre maximal de destinataires autorisés dans les champs À, Cc et Cci pour un seul message électronique.
  • Limite de débit à 30 messages par minute : les limites de débit de messages déterminent le nombre de messages qu’un utilisateur peut envoyer à partir de son compte Exchange Online pendant une période spécifiée. Cette limite empêche la consommation excessive des ressources système par un expéditeur unique. Si un utilisateur envoie des messages à un débit qui dépasse la limite via l’envoi de client SMTP, les messages seront rejetés et le client devra recommencer.